Gemeinsam gut versorgt – Pflege & Unterstützung koordinieren

Pflege und Unterstützung gemeinsam koordinieren – ohne dass alles bei einer Person zusammenläuft

Wer vereinbart Termine? Wer hält Kontakt zu Praxen, Diensten oder Beratungsstellen? Wo befinden sich aktuelle Unterlagen? Wer kümmert sich um Einkäufe, Hilfsmittel, Auslagen und notwendige Folgeaufgaben? Und wer übernimmt, wenn die hauptsächlich verantwortliche Person ausfällt?

Wenn ein Familienmitglied regelmäßig Unterstützung benötigt, entstehen schnell zahlreiche organisatorische Aufgaben. Häufig befinden sich wichtige Informationen, Absprachen und Zuständigkeiten jedoch an verschiedenen Orten oder überwiegend im Kopf einer einzigen Person.

„Gemeinsam gut versorgt“ ist ein umfassendes digitales Organisationssystem für Angehörige und Vertrauenspersonen, die eine laufende Unterstützungs- oder Pflegesituation übersichtlich, respektvoll und verlässlich koordinieren möchten.

Das Paket verbindet ein 68-seitiges Workbook, eine digital ausfüllbare PDF und ein umfangreiches Excel-System mit automatischem Koordinations-Dashboard.

Organisation statt medizinischer oder rechtlicher Entscheidungen

Das System hilft dabei, Informationen, Aufgaben und Zuständigkeiten zu ordnen. Es erstellt jedoch keine Diagnosen, Behandlungspläne, Dosierungen, Leistungsansprüche oder rechtlichen Befugnisse.

Medizinische und pflegerische Angaben werden nur auf Grundlage aktueller professioneller Unterlagen dokumentiert. Bei Medikamenten wird beispielsweise nicht selbst ein neuer Plan erstellt, sondern festgehalten, wo sich der aktuelle professionell erstellte Medikationsplan befindet und wer für seine Aktualisierung zuständig ist.

Auch Einwilligungen, Vollmachten und vorhandene Befugnisse werden nicht durch die Vorlage geschaffen oder bewertet. Das System unterstützt ausschließlich dabei, tatsächliche Dokumente, Zuständigkeiten und sichere Fundstellen übersichtlich zu erfassen.

Dabei unterstützt euch „Gemeinsam gut versorgt“

• wichtige Informationen an einem geschützten Ort zusammenführen
• Wünsche und Prioritäten der unterstützten Person festhalten
• vorhandene Selbstständigkeit und Fähigkeiten berücksichtigen
• Angehörige, Vertrauenspersonen und professionelle Stellen koordinieren
• wiederkehrende Aufgaben vollständig verteilen
• für wichtige Verantwortungsbereiche eine Vertretung festlegen
• Termine vorbereiten und Folgeaufgaben nachhalten
• Dokumente und sichere Fundstellen übersichtlich erfassen
• Hilfsmittel und Verbrauchsartikel im Blick behalten
• Auslagen, Belege und tatsächliche Erstattungen dokumentieren
• Belastung bei Angehörigen frühzeitig sichtbar machen
• konkrete Entlastungsmöglichkeiten und Pausen einplanen
• neue oder veränderte Situationen über 7 und 30 Tage stabilisieren

Die unterstützte Person bleibt im Mittelpunkt

Gute Unterstützung bedeutet nicht, so viele Aufgaben wie möglich zu übernehmen. Sie soll vorhandene Selbstständigkeit erhalten und sich an den tatsächlichen Wünschen der betroffenen Person orientieren.

Deshalb beginnt das System unter anderem mit diesen Fragen:

• Was gelingt weiterhin selbstständig?
• Wo wird regelmäßig Unterstützung benötigt?
• Welche kleine Hilfe reicht bereits aus?
• Welche Routinen sollen möglichst erhalten bleiben?
• Welche Unterstützung wird gern angenommen?
• Was soll ausdrücklich nicht ohne Rücksprache entschieden werden?
• Wer darf welche Informationen erhalten?

Soweit es möglich ist, sollte die unterstützte Person selbst entscheiden, wer einbezogen wird, welche Informationen geteilt werden dürfen und welche Unterstützung tatsächlich gewünscht ist.

Diese Bereiche enthält das 68-seitige Workbook

Start und schnelle Orientierung

• wichtige Nutzungs- und Sicherheitsgrenzen
• verständliche Anleitung für den Einstieg
• 10-Minuten-Schnellstart
• Hauptansprechperson und Vertretung
• geschützte Ablageorte
• erster gemeinsamer Überprüfungstermin

Grundlage und Selbstbestimmung

• Prinzipien einer guten Koordination
• Einverständnis und Informationszugang
• aktuelle Situation auf einen Blick
• Wünsche und Prioritäten der unterstützten Person
• Stärken und vorhandene Selbstständigkeit
• offene Fragen und erste Entscheidungen

Netzwerk und professionelle Kontakte

• beteiligte Angehörige und Vertrauenspersonen
• Praxen, Pflegedienste, Therapien und Beratungsstellen
• Rollen, Zuständigkeiten und persönliche Grenzen
• Kontaktkette nach Priorität
• drei ausführliche Kontaktprofile für professionelle Stellen
• externe Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeiten
• Kommunikationspräferenzen
• gemeinsamer Koordinationsrhythmus

Alltag und wiederkehrende Aufgaben

• zentrales Aufgabeninventar
• Mahlzeiten, Einkauf und Vorräte
• Haushalt, Wäsche und Wohnumfeld
• Mobilität und notwendige Wege
• soziale Kontakte und Teilhabe
• persönliche Routinen und Wohlbefinden
• Haustiere und Aufgaben rund um das Zuhause

Gesundheitsorganisation mit klaren Grenzen

• sichere Abgrenzung zwischen Organisation und Fachberatung
• Fundstelle des aktuellen professionellen Medikationsplans
• Zuständigkeit für Aktualisierung und Rückfragen
• Rezepte, Bestellungen und Abholung
• Hilfsmittel und Verbrauchsartikel
• sachliche Beobachtungen und Fragen für Fachpersonen

Die Vorlagen geben keine medizinischen Anweisungen und ersetzen keine professionelle Dokumentation.

Termine und Folgeaufgaben

• Terminvorbereitung
• benötigte Unterlagen und offene Fragen
• Terminnotizen
• Nachbereitung und Folgeaufgaben
• Übergang nach Krankenhaus oder Rehabilitation

Die Seiten ergänzen die persönliche Organisation. Sie ersetzen insbesondere kein professionelles Entlassmanagement.

Verantwortung und Vertretung

• vollständige Übertragung von Verantwortungsbereichen
• wiederkehrende Aufgaben mit festem Rhythmus
• vier ausführliche Aufgabenprofile
• Hauptverantwortung und Vertretung
• benötigte Informationen und sichere Ablageorte
• kurzfristige Übergabe bei Krankheit, Urlaub oder anderer Abwesenheit

Eine Aufgabe gilt nicht als vollständig übertragen, wenn eine andere Person weiterhin daran erinnern, sie vorbereiten oder anschließend kontrollieren muss.

Dokumente, Befugnisse und digitale Zugänge

• Dokumenten-Finder
• Versicherungen, Bescheide und laufende Verfahren
• Einwilligungen, Vollmachten und tatsächlich vorhandene Befugnisse
• sichere Organisation digitaler Zugänge
• Prüftermine, Zuständigkeiten und Aktualität

Erfasst werden vor allem sichere Fundstellen. Vollständige Passwörter, PINs oder Wiederherstellungscodes sollten nicht ungeschützt in die Unterlagen eingetragen werden.

Auslagen, Belege und Erstattungen

• tatsächliche Auslagen und Zahlungen
• bezahlende Person
• Belegstatus
• eingereichte Erstattungen
• offene Rückfragen und Fristen
• Beleg- und Unterlagenübersicht

Das System dokumentiert tatsächliche Vorgänge. Es berechnet keine steuerlichen Vorteile, Ansprüche oder möglichen Leistungen.

Abstimmung und nachvollziehbare Entscheidungen

• monatliche Familienbesprechung
• Entscheidungsprotokoll
• Änderungsprotokoll
• Kommunikationsprotokoll
• klare nächste Schritte und Zuständigkeiten

Belastung und Entlastung

• Belastungscheck für Angehörige
• zeitliche, mentale und körperliche Belastung
• nächtliche Unterbrechungen und ständige Erreichbarkeit
• Vereinbarkeit mit Beruf und eigener Familie
• Entlastungsmöglichkeiten und externe Unterstützung
• persönliche Grenzen
• Pausen- und Vertretungsplanung
• organisatorischer Eskalationsweg für akute Situationen

Hohe Belastung ist kein persönliches Versagen. Sie ist ein Signal, Zuständigkeiten, Vertretung, Unterstützung und realistische Standards erneut zu prüfen.

Planung und regelmäßige Überprüfung

• Sieben-Tage-Koordinationsplan
• 30-Tage-Stabilisierungsplan
• Monatsübersicht
• Quartalsprüfung
• Aktualisierungscheck
• Versionsprotokoll
• Bereitschaftscheck

Die ergänzende Excel-Koordination

Zusätzlich zum Workbook erhältst du eine umfangreiche Excel-Datei mit 13 Tabellenblättern. Sie wurde für die laufende Koordination und automatische Auswertung entwickelt.

Enthalten sind:

• Start- und Nutzungshinweise
• Grunddaten und Wünsche der unterstützten Person
• Netzwerk aus Angehörigen, Vertrauenspersonen und Stellen
• 122 vorbereitete Aufgaben in 13 Aufgabenbereichen
• Verantwortliche Personen und Vertretungen
• Häufigkeit, Fälligkeit und Status
• geschätzter monatlicher Zeitaufwand
• subjektive Belastung von 1 bis 5
• Termine, Vorbereitung und Folgeaufgaben
• Dokumente und sichere Fundstellen
• Auslagen und tatsächliche Erstattungen
• Hilfsmittel und Verbrauchsartikel
• Vertretungs- und Übergabeplanung
• Belastungscheck für mehrere beteiligte Personen
• Familienbesprechungen und Entscheidungen

Automatisches Koordinations-Dashboard

Das Dashboard zeigt unter anderem:

• Anzahl relevanter Aufgaben
• offene Aufgaben
• überfällige Aufgaben
• Aufgaben ohne festgelegte Vertretung
• überfällige Termine
• offene Auslagen
• Aufgabenverteilung nach verantwortlicher Person
• monatlichen Zeitaufwand
• hoch belastende Aufgaben
• Auswertungen nach Aufgabenbereich
• Ergebnisse des Belastungschecks

Das Dashboard erstellt bewusst keine automatische Gesundheits-, Pflege- oder Fairnessbewertung. Es macht organisatorische Auffälligkeiten sichtbar, damit ihr sie gemeinsam oder mit geeigneten Fachstellen besprechen könnt.

Diese Aufgabenbereiche sind in Excel vorbereitet

• Koordination und Kommunikation
• Mahlzeiten und Einkauf
• Haushalt und Wäsche
• Mobilität und Wege
• Termine und Fachkontakte
• Medikationsorganisation
• Hilfsmittel und Verbrauch
• Dokumente und Verfahren
• Finanzen und Auslagen
• soziale Kontakte und Teilhabe
• Haustiere und Zuhause
• Entlastung und Vertretung
• eigene individuelle Aufgaben

Nur tatsächlich relevante Aufgaben werden aktiviert. Eigene Aufgaben können zusätzlich ergänzt werden.

Dein Download enthält

• 00_START-HIER.pdf – schneller Einstieg und empfohlene Nutzungsreihenfolge
• 01_Gemeinsam-gut-versorgt_Druckversion_A4.pdf – 68-seitiges Workbook zum Ausdrucken
• 02_Gemeinsam-gut-versorgt_Digital-ausfuellbar_A4.pdf – 68 Seiten mit 1.778 interaktiven Formularfeldern
• 03_Gemeinsam-gut-versorgt_Koordination.xlsx – Excel-System mit 13 Tabellenblättern, 122 Aufgaben und Dashboard
• 04_Nutzung-und-Sicherheit.pdf – fachliche Grenzen, Datenschutz und sichere Verwendung
• 05_Private-Nutzungslizenz.pdf – verständliche Lizenzbedingungen

Alle Dateien werden gemeinsam als übersichtliches ZIP-Paket bereitgestellt.

Für wen eignet sich das Produkt?

„Gemeinsam gut versorgt“ eignet sich besonders für:

• pflegende und unterstützende Angehörige
• Familien, in denen mehrere Personen Aufgaben übernehmen
• Vertrauenspersonen, die regelmäßig organisatorisch unterstützen
• Familien am Beginn einer neuen Unterstützungssituation
• Angehörige nach einer Entlassung aus Krankenhaus oder Rehabilitation
• Familien mit zunehmendem Unterstützungsbedarf
• Personen, die Vertretungen und Ausfälle besser absichern möchten
• Angehörige, die Belastung und Entlastungsmöglichkeiten sichtbar machen wollen
• Familien, in denen wichtige Informationen bisher überwiegend bei einer Person liegen

Das Produkt ist für den deutschsprachigen DACH-Raum formuliert. Konkrete Angebote, Zuständigkeiten, Kostenübernahmen und rechtliche Vorgaben können regional und individuell unterschiedlich sein und müssen bei den zuständigen Stellen geprüft werden.

So verwendet ihr das System

1. Ladet das ZIP-Paket herunter und entpackt es vollständig.
2. Öffnet zuerst die Datei „00_START-HIER.pdf“.
3. Bearbeitet den 10-Minuten-Schnellstart.
4. Klärt Einverständnis, Wünsche und Informationszugänge mit der unterstützten Person.
5. Erfasst wichtige Kontakte, Termine und aktuell relevante Aufgaben.
6. Legt verantwortliche Personen und realistische Vertretungen fest.
7. Nutzt die Excel-Datei für die laufende Koordination und Auswertung.
8. Prüft Belastung, Entlastung und offene Zuständigkeiten regelmäßig.
9. Aktualisiert die Unterlagen nach wesentlichen Veränderungen.

Nicht jede Seite und nicht jede vorbereitete Aufgabe muss verwendet werden. Wählt nur die Module aus, die zur tatsächlichen Situation passen.

Digital ausfüllbar und ausdruckbar

Die separate Druckversion eignet sich für die handschriftliche Bearbeitung und eine geschützte Ablage.

Die digital ausfüllbare PDF enthält 1.778 interaktive Formularfelder und ist für die Nutzung am Computer oder Tablet vorgesehen.

Für eine zuverlässige Formularfunktion sollte die PDF in einem aktuellen PDF-Programm geöffnet werden. Browser-Vorschauen und einige Smartphone-Apps können interaktive Felder nur eingeschränkt unterstützen.

Die XLSX-Datei ist für Microsoft Excel optimiert. In anderen Tabellenprogrammen können Dropdown-Felder, Formeln oder die Darstellung abweichen.

Datenschutz und sichere Aufbewahrung

Die ausgefüllten Dateien können persönliche und sensible Informationen enthalten. Deshalb sollten sie:

• nur mit Einverständnis der betroffenen Person verwendet werden
• geschützt gespeichert und aufbewahrt werden
• nur berechtigten Personen zugänglich sein
• regelmäßig auf Aktualität geprüft werden
• bei veralteten Versionen eindeutig ersetzt oder gelöscht werden

Vollständige Passwörter, PINs, TANs und Wiederherstellungscodes gehören nicht offen in die Vorlagen. Dokumentiert stattdessen, wo die entsprechenden Informationen sicher hinterlegt sind.

Wichtige fachliche Grenzen

• Das Produkt ist eine organisatorische Arbeits- und Gesprächshilfe.
• Es ersetzt keine medizinische, pflegerische, rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung.
• Es erstellt oder verändert keine Diagnosen, Medikamente, Dosierungen oder Behandlungen.
• Es ersetzt keine professionelle Pflegeplanung oder Pflegedokumentation.
• Es erstellt keine Vollmacht, Einwilligung oder rechtliche Befugnis.
• Es berechnet keine Leistungsansprüche, Kostenübernahmen oder steuerlichen Vorteile.
• Bei akuter Gefahr oder schweren Beschwerden ist die zuständige lokale Notruf- oder professionelle Notfallstelle zu kontaktieren.

Passende Ergänzungen

Liegt die laufende Planungs-, Erinnerungs- und Organisationsarbeit innerhalb eurer Familie überwiegend bei einer Person, unterstützt euch „Wer denkt daran?“ – Aufgaben & Verantwortung fair verteilen. Das System hilft dabei, Mental Load sichtbar zu machen und vollständige Verantwortungsbereiche auf mehrere Schultern zu verteilen.

Soll eine vertraute Person den Familienalltag während einer geplanten oder unerwarteten Auszeit vorübergehend übernehmen können, eignet sich ergänzend „Damit alles weiterläuft“ – der Familien-Übergabeplan.

Grundlagen zur sicheren Organisation wichtiger Unterlagen findest du außerdem im Ratgeber „Notfallordner anlegen: Welche Dokumente und Informationen wichtig sind“.

Häufig gestellte Fragen

Handelt es sich um einen medizinischen Pflegeplan?

Nein. Das Produkt ist ein organisatorisches Koordinationssystem für Angehörige und Vertrauenspersonen. Es ersetzt keine professionelle Pflegeplanung, medizinische Dokumentation oder fachliche Anweisung.

Können Medikamente in der Vorlage geplant werden?

Es werden keine Medikamente oder Dosierungen neu geplant. Dokumentiert werden kann, wo sich der aktuelle professionell erstellte Medikationsplan befindet, wer ihn aktualisiert und wer bei Rückfragen kontaktiert werden soll.

Müssen alle 68 Seiten ausgefüllt werden?

Nein. Das System ist modular aufgebaut. Verwendet nur die Seiten und Bereiche, die für die tatsächliche Situation relevant sind.

Kann die PDF digital ausgefüllt werden?

Ja. Die separate digitale Version enthält 1.778 interaktive Formularfelder. Für die zuverlässigste Nutzung empfiehlt sich ein aktuelles PDF-Programm auf einem Computer oder Tablet.

Was wertet das Excel-Dashboard aus?

Das Dashboard zeigt organisatorische Kennzahlen wie offene und überfällige Aufgaben, fehlende Vertretungen, überfällige Termine, offene Auslagen, Zeitaufwand und hohe Belastungswerte. Es erstellt keine medizinische oder rechtliche Bewertung.

Kann ich mit der Vorlage Leistungsansprüche berechnen?

Nein. Auslagen, Anträge und tatsächliche Erstattungen können dokumentiert werden. Das System berechnet oder verspricht jedoch keine Ansprüche oder Kostenübernahmen.

Erstellt die Vorlage eine Vollmacht?

Nein. Es können nur tatsächlich vorhandene Vollmachten, Einwilligungen und deren sichere Fundstellen dokumentiert werden.

Kann das Produkt von mehreren Angehörigen genutzt werden?

Ja. Das System wurde gerade für Situationen entwickelt, in denen Aufgaben, Informationen und Vertretungen zwischen mehreren Personen koordiniert werden sollen. Der Zugriff auf sensible Angaben muss jedoch individuell geklärt und geschützt werden.

Darf ich die Dateien an andere Familien weitergeben?

Nein. Die Vorlagen sind für die private Nutzung im Haushalt beziehungsweise im persönlichen familiären Unterstützungskontext des Käufers bestimmt. Sie dürfen nicht verkauft, veröffentlicht, hochgeladen oder allgemein weitergegeben werden.

„Gemeinsam gut versorgt“ hilft euch dabei, aus vielen einzelnen Aufgaben ein übersichtliches, vertretbares und regelmäßig überprüfbares Unterstützungssystem zu entwickeln.